Übernahme der IT-Betreuung eines kleinen örtlichen gemeinnützigen Vereins

Mitte Januar 2021 kontaktierte mich ein Repräsentant eines örtlichen gemeinnützigen Vereins mit der Frage, ob ich die IT-Betreuung des Vereins von einem mir bekannten und geschätzten Mitbewerber übernehmen könne, da dieser leider sein Unternehmen aufgegeben hatte.

Es fand ein ausführliches und konstruktives Übergabegespräch mit meinem Vorgänger und dem Repräsentanten des neuen Kunden statt. Dabei wurde auch festgelegt, in wie weit die vorhandene IT-Infrastruktur umgebaut bzw. erweitert werden sollte, da sich einige  Anforderungen  zwischenzeitlich geändert hatten. 

Da der Verein lediglich über begrenzte finanzielle Ressourcen verfügt, besteht der größte Teil der vorhandenen Hardware aus Spenden von Firmen. Standardsoftware und Betriebssysteme bezieht die Verein oft über die Organisation „Stifter helfen“, ein Portal der „Haus des Stiftens gGmbH“.

Die wichtigste Vorgabe der Umstrukturierung war dabei, dass nun anstatt nur zwei bis zu vier Personen gleichzeitig mit der bisherigen und bewährten Vereinsverwaltungssoftware, sowie MS Office per „Remote Desktop Services“ (RDS, früher auch bekannt als „Terminaldienste“) auf dem Server arbeiten sollen: Zwei Mitarbeiterinnen jeweils an einem eigenen PC („Buero1“ und „Buero2“)  im Vereinsbüro (wo auch der Server steht), sowie zwei Mitarbeiter jeweils von ihren heimischen PC aus („Benutzer 1“ und  „Benutzer 2“). Die dafür notwendige Verbindung zum Server sollte aus Sicherheitsgründen auf VPN umgestellt und zudem (aufgrund eines früheren Virenbefalls) die Sicherheitssoftware ausgetauscht werden. Ansonsten sollten bereits vorhandene Softwarelizenzen möglichst weiterverwendet werden.

Im Rahmen meiner Untersuchung der bestehenden IT-Infrastruktur stellte ich fest, dass das auf dem Server installierte Betriebssystem (Windows Server 2019 Essentials) für die neuen Vorgaben nicht mehr ausreichte. "Essentials" unterstützt kein "normales" RDS, sondern lediglich zwei (!) gleichzeitige "administrative Sitzungen", weshalb es damit nicht möglich ist, dass bis zu vier Benutzer zeitgleich arbeiten können.

Um die fünf mittlerweile beschafften notwendigen RDS-Lizenzen verwenden zu können, muss mindestens das Serverbetriebssystem "Windows Server 2019 Standard" verwendet werden. Die notwendige neue Lizenz für den Server habe ich über "Stifter helfen" für einen „symbolischen Betrag“ beschaffen können

Da der Server bereits als "Domain Controller" (DC) eingerichtet war, ließ sich der bestehende Server leider nicht mit dem neuen Lizenzkey ohne komplette Neuinstallation von "Essentials" auf "Standard" upgraden. Da der Verein zeitgleich aus einer Hardwarespende eine bessere (und etwas jüngere) Ersatzmaschine für den alten Server beschaffen konnte (es musste lediglich eine größere SSD nachgerüstet werden), war es die sinnvollste Lösung (parallel zur geplanten Umstellung auf den Fernzugriff per VPN) die gesamte Serverinfrastruktur neu aufzubauen.

Die Firma G Data stellte ebenfalls aufgrund der Gemeinnützigkeit des Endkunden die notwendigen Lizenzen ihrer bewährten Sicherheitslösung „Endpoint Protection Business“ für einen „symbolischen Betrag“ zur Verfügung.

Zusätzlich sollte noch ein vorhandener defekter, über USB am Server angeschlossener und im Netzwerk freigegebener Drucker durch ein netzwerkfähiges Neugerät (mit geringeren Verbrauchskosten) ersetzt werden.

Zur Umsetzung der o.g. Vorgaben wurden im Einzelnen folgende Arbeiten durchgeführt (Benutzer- und Rechnernamen etc. wurden anonymisiert):